Quản trị website là gì? Hướng dẫn cách quản trị web hiệu quả

Hiện nay, website không chỉ là nền tảng Marketing Online chủ lực nhất mà còn giúp xây dựng hình tượng thương hiệu cho các doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản trị website là rất quan trọng để website hoạt động tốt và hiệu quả. Vậy quản trị website là gì? Muốn tự học quản trị website thì nên bắt đầu từ đâu?

Trong bài viết dưới đây Ment chia sẻ đến các bạn một số cách quản trị website hiệu quả nhất để các bạn tham khảo.

Quản trị website là gì?

Các nhiệm vụ của quản trị website bao gồm duy trì máy chủ, sửa lỗi mã nguồn, thiết kế, theo dõi lưu lượng truy cập, bảo trì và cập nhật nội dung. Bên cạnh đó, quản trị website còn phải quản lý nội dung, đánh giá và tối ưu hóa SEO, nhằm đảm bảo website hoạt động mượt mà và tăng trải nghiệm cho người dùng.

Là một nhân viên quản trị website, ngoài kiến thức về lập trình Javascript, PHP, HTML… Bạn còn phải quản lý các nội dung hiển thị nhằm thu hút nhiều người dùng truy cập vào trang web của mình.

Một số nhiệm vụ thường gặp của quản trị viên bao gồm:

• Duy trì máy chủ
• Tối ưu tốc độ tải trang
• Đăng ký tên miền
• Cài đặt plugin
• Xây dựng thành phần website
• Thiết kế logo và nội dung cho website
• Sửa lỗi mã nguồn
• Giải quyết các vấn đề kỹ thuật
• Theo dõi lưu lượng truy cập
• Quản lý nội dung đăng lên trang web
• Kiểm định SEO và đảm bảo tính bảo mật của trang web để tránh bị tấn công từ những kẻ tấn công (hacker)

Để hoàn thành tất cả các công việc trên, quản trị viên website cần phải hợp tác chặt chẽ với các thành viên khác trong đội ngũ bao gồm thiết kế, nội dung và lập trình viên. Vai trò của quản trị viên website là quản lý và điều hành tất cả các yếu tố tạo nên website đáp ứng chuẩn mực.

Hơn nữa, đôi khi nhân viên quản trị website còn cần liên kết với các phòng ban khác như bộ phận bán hàng, marketing, quảng cáo… để đảm bảo rằng các thông tin và hình ảnh trên trang web của bạn chính xác, phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp và xu hướng thị trường.

Vai trò quan trọng của quản trị website

Website không chỉ đơn thuần là một kênh tiếp cận khách hàng tiềm năng, mà còn là một bộ mặt đại diện của doanh nghiệp. Vì vậy, việc xây dựng và chăm sóc website một cách tốt đẹp là điều cực kỳ quan trọng. Ngoài ra, quản trị website còn có vai trò thúc đẩy lượng truy cập website và mở rộng thị trường mục tiêu của doanh nghiệp.

• Website được xây dựng tốt sẽ thu hút nhiều người dùng truy cập, đặc biệt là khi nội dung hấp dẫn và phù hợp, người dùng sẽ nhanh chóng chia sẻ trên các mạng xã hội và mời thêm nhiều người đến trang web của bạn. Điều này sẽ giúp bạn thu hút được lượng lead chất lượng, có tiềm năng cao chuyển đổi thành khách hàng thực sự.
• Với việc kinh doanh truyền thống, bạn cần mở cửa hàng, thuê mặt bằng và đội ngũ nhân viên bán hàng.
• Nhưng trong thế mạng, bạn chỉ cần 1 – 2 quản trị viên xây dựng hình ảnh công ty, chăm sóc khách hàng trên website và quảng bá sản phẩm.
• Thực tế cho thấy, ngày càng có nhiều người dùng mua hàng Online (hay ít nhất là tham khảo thông tin mua hàng trên mạng) thì đây là cách tiết kiệm và hiệu quả nhất để tiết kiệm cận khách hàng.

Quản trị website là làm gì? 6 Công việc quản trị website

Nhân viên quản trị website cần hoàn thành tốt 6 công việc sau:

#1. Cập nhật giao diện website

Đội ngũ quản trị viên website phải luôn đảm bảo giao diện trang web thân thiện với người dùng. Điều này bao gồm việc thiết kế trang web cùng việc kiểm tra và sửa chữa các lỗi về hình ảnh, bảng biểu, liên kết nội bộ/ngoại bộ, mã nguồn web… Điều này sẽ đảm bảo không chỉ trang web hoạt động tốt, mà còn tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

#2. Lập kế hoạch nội dung định kỳ

“Content is King” là một khái niệm chưa bao giờ lỗi thời.

Để tạo ra thông tin mới có giá trị, công cụ tìm kiếm Google luôn khuyến khích các trang web thường xuyên cập nhật nội dung. Vì vậy, quản trị viên website cần phải hiểu rõ nội dung hiện tại của trang web và lên kế hoạch để tạo nội dung mới và tối ưu hóa cho phù hợp.

Đặc biệt, khi triển khai nội dung mới, cần đảm bảo tính nhất quán với sứ mệnh và triết lý kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời giới thiệu sản phẩm đến khách hàng một cách hiệu quả.

#3. Xây dựng kế hoạch tối ưu website

Các tiêu chí khác ngoài nội dung cần được đáp ứng để đạt được thứ hạng tốt hơn trên các trang kết quả tìm kiếm. Vì vậy, quản trị viên website cần phải có kiến thức cơ bản về SEO để có thể hợp tác với đội ngũ SEO và lên kế hoạch tối ưu website.

#4. Sao lưu dữ liệu và quản lý đường truyền hosting

Khi quản lý website, cần đảm bảo rằng dịch vụ lưu trữ hosting hoạt động bình thường và cần thường xuyên sao lưu dữ liệu của website. Điều này giúp đề phòng trường hợp xảy ra sự cố với dịch vụ lưu trữ hosting. Khi đó, bạn sẽ có phương án phục hồi dữ liệu để khôi phục lại website.

#5. Triển khai quảng cáo cho website

Để tăng traffic cho website, không chỉ có SEO mà bạn còn có thể sử dụng cả SEO và Google Adwords.

Bên cạnh đó, nếu ngân sách là hạn chế, bạn có thể chia sẻ bài viết trên các trang mạng xã hội hoặc trong chiến dịch Email Marketing. Kết hợp nhiều phương pháp Marketing Online sẽ đem lại kết quả tốt hơn so với chỉ tập trung vào một phương pháp duy nhất.

#6. Đánh giá hiệu quả quản trị website

Đánh giá hiệu suất làm việc là một bước cần thiết trong bất kỳ công việc nào, bao gồm quản trị website. Việc phát huy những việc làm tốt và khắc phục những việc cần cải thiện giúp tối ưu hóa website và thu hút người dùng.

Các kỹ năng cần thiết cho người quản trị website

Khi làm quản trị website, người đó phải thực hiện nhiều tác vụ khác nhau, từ bảo trì đến tối ưu hóa trang web, và cần có nhiều kỹ năng để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Sau đây là những kỹ năng cần thiết mà tôi đã chọn lọc ra.

Biết sử dụng HTML

Để quản lý trang web tốt, cần có kiến thức và kỹ năng về HTML cơ bản cũng như các plugin đối với các trang web sử dụng WordPress. Bên cạnh đó, việc sử dụng các công cụ, nền tảng, và phím tắt khác cũng giúp cho công việc phát triển website dễ dàng hơn và tránh sự lặp lại không cần thiết. Tất cả những điều này đều tạo ra trải nghiệm thú vị cho người quản trị.

Thành thạo các công cụ thiết kế đồ họa

Kỹ năng thiết kế và chỉnh sửa hình ảnh là một trong những kỹ năng cần thiết của một nhà quản trị website. Bạn không cần phải là chuyên gia đồ họa, nhưng nắm vững các khái niệm cơ bản về thiết kế sẽ giúp nâng cao chất lượng công việc của bạn.

Cải thiện tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO)

Việc áp dụng kỹ thuật SEO là kiến thức quan trọng giúp nhà quản trị website tăng thứ hạng trang web của mình và sản xuất nội dung sao cho không bị phạt. Tuy nhiên, việc xếp hạng website thường không đạt được như mong đợi do phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.

Kỹ năng viết

Khả năng viết hỗ trợ nhà quản trị web khi thiếu tài nguyên và nhân viên, đồng thời áp dụng các điểm mạnh từ chiến dịch truyền thông xã hội.

Chiến lược nội dung

Chiến lược phát triển nội dung rất quan trọng trong việc quản trị web, bởi việc thu hút khách hàng hầu hết vào khía cạnh tiếp thị, tư vấn, giải thích… Tất cả các khía đó đều nằm trong chiến lược nội dung, đây được xem như là chìa khóa giúp doanh nghiệp chăm sóc khách một cách chuyên nghiệp hơn.

Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, người quản trị web cần phải nghiên cứu và đưa ra giải pháp phù hợp. Chiến lược nội dung cũng là một yếu tố quan trọng để giúp khách hàng tìm thấy thông tin cần thiết trên trang web của bạn.

Tuy nhiên, công việc quản trị web có thể khác nhau tùy thuộc vào sự phát triển công nghệ thông tin của từng quốc gia. Ở Việt Nam, công việc quản trị web có thể bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau như thiết kế web, tối ưu hóa SEO và còn nhiều hơn nữa.

Ngoài những kỹ năng chính mà tôi đã liệt kê ở trên, các kỹ năng khác như quản trị website bằng Google Analytics và Search Console, khả năng phân tích và giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm, sáng tạo ý tưởng và tạo nội dung hấp dẫn, tính tỉ mỉ, kỹ thuật và có khả năng tự sắp xếp là rất quan trọng. Nếu bạn có những kỹ năng này, bạn sẽ có lợi thế lớn trong việc phát triển sự nghiệp và thăng tiến nhanh chóng trong ngành SEO.

Các công cụ miễn phí giúp quản trị web làm việc hiệu quả

Google Analytics

Công cụ Google Analytics là một trong những trợ thủ quan trọng của người quản trị website, với những tính năng ưu việt như đo lường doanh số bán hàng, số lượt xem trang, lượng truy cập, thời gian trung bình và tỷ lệ thoát.

Ngoài ra, Google Analytics còn cung cấp thông tin bổ ích về phương tiện được sử dụng để truy cập vào website, vị trí địa lý của người truy cập, tốc độ truy cập Internet và nhiều hơn nữa. Thông tin này sẽ giúp người quản trị web hiểu hơn về thói quen của khách hàng và tối ưu hóa trang web để phù hợp hơn với nhu cầu của họ.

Bên cạnh đó, Google Analytics còn giúp bạn nắm bắt được các trang web mà khách hàng tương tác nhiều nhất và theo dõi các giao dịch cho chiến dịch và từ khoá để điều chỉnh tối ưu. Tất cả các thông tin này sẽ giúp người quản trị web tối ưu hóa hoạt động của trang web và đạt được kết quả tốt hơn.

Google Search Console

Công cụ này cung cấp cho chúng ta những thông tin quan trọng về cách mà người dùng tìm thấy trang web của bạn bằng các từ khóa phổ biến và các liên kết trỏ đến trang web của bạn.

Ngoài ra, công cụ cũng cho phép nhà quản trị web biết được số lượng trang đã được Google Index, các lỗi mà Googlebot đã tìm thấy trên trang web của bạn, bao gồm các lỗi liên quan đến malware và các vấn đề liên quan đến tốc độ tải trang.

Sử dụng công cụ Webmaster Tools sẽ giúp nhà quản trị web cải thiện trang web của họ cho SEO, khắc phục các lỗi liên quan đến tốc độ tải trang, và tối ưu hóa trang web của họ để thu hút nhiều lượt truy cập hơn.

SEOmoz’s Page Strength Tool

Công cụ này giúp bạn phân tích, đánh giá về khả năng SEO của website, giúp tối ưu hoá tìm kiếm hàng đầu. Thì công cụ này còn cung cấp những thông tin giá trị về SEO thông qua bài viết trên website, blog…

Thêm vào đó, việc tích hợp Open Site Explorer còn giúp phân tích hồ sơ backlink, đo lường các chỉ số liên quan đến truyền thông như số lượt thích, chia sẻ trên G+ và các mạng xã hội khác. Điều này giúp nhà quản trị website có cái nhìn tổng quan về sức mạnh và khả năng xếp hạng của trang web trong các công cụ tìm kiếm.

Checklist 13 công việc quan trọng cho người mới học quản trị website

Dù bạn có học quản trị website online hay tự học từ ai đó, ở bất kỳ đâu, hay thậm chí còn chưa biết quản trị website là gì, hãy sử dụng “checklist hữu ích này” để đảm bảo không bỏ sót bước nào trong quá trình quản trị website!

Hàng ngày

• Backup website: Đây là bước quan trọng giúp bạn khôi phục website nhanh chóng khi gặp sự cố với website hoặc hosting. Tốt nhất là bạn nên sao lưu file WordPress và dữ liệu hàng ngày và lưu trữ offline.
• Quản lý uptime: Thời gian gián đoạn (downtime) là nỗi ác mộng của bất kỳ nhà bán hàng hay chủ doanh nghiệp nào. Bạn có thể đăng ký sử dụng các công cụ kiểm tra trực tuyến miễn phí để nhận thông báo khi website bị gián đoạn. Nếu tình trạng gián đoạn xảy ra thường xuyên, bạn cần cân nhắc nâng cấp hosting hoặc chuyển đến công ty hosting khác.
• Bảo mật thông tin: Các rủi ro bảo mật và phần mềm độc hại xuất hiện ngày càng nhiều.Vậy nên đòi hỏi bạn cần phải cảnh giác để tránh nguy cơ lây nhiễm các mã độc này.

Hàng tuần

• Kiểm tra wordpress, theme, cập nhật plugin: Là một bước quan trọng để đảm bảo an ninh cho website. Việc này giúp bảo vệ trang web khỏi những lỗ hổng bảo mật tiềm ẩn.
• Kiểm tra website trên nhiều trình duyệt: Kiểm tra website không bị lỗi layout hay fomat trên các trình duyệt khác nhau nhằm tối ưu trải nghiệm người dùng. Đừng quên xem thử phiên bản mobile để đảm bảo tính responsive.

Hàng tháng hay hàng quý

• Phân tích website: Sử dụng Google Analytics và các công cụ khác để phân tích các yếu tố SEO như nguồn traffic, thời gian người dùng ở lại trang web, trang web được xem nhiều nhất. Từ đó, đánh giá tình trạng tăng trưởng của website và tối ưu thêm các trang mang lại traffic cao nhất, đồng thời cải thiện hoặc thay đổi các trang kém chất lượng.
• Kiểm tra tốc độ tải trang: Kiểm tra tốc độ tải trang hàng tháng, đặc biệt là khi bạn thêm nhiều file media hay Plugin. Website sẽ càng nặng và tải lâu hơn, do đó bạn cần kiểm tra và tối ưu để giảm thiểu thời gian tải trang.

• Kiểm tra form: Định kỳ lướt qua website và kiểm tra các form để đảm bảo không có lỗi khi người dùng tương tác.
• Loại bỏ theme hoặc plugin: Ba tháng một lần, bạn nên lọc ra các theme hay plugin không còn cần thiết và xử lý bằng cách deactivate và delete hoàn toàn.
• Kiểm tra lại backup: Việc backup là việc phải làm hàng ngày. Tuy nhiên, bạn cũng nên định kỳ kiểm tra vị trí file lưu trữ dữ liệu quan trọng này và dự đoán mức độ hiệu quả của kế hoạch dự phòng trước khi sự cố xảy ra.
• Tối ưu cơ sở dữ liệu: Tối ưu hóa dữ liệu thường xuyên để giúp website hoạt động hiệu quả hơn. Các nguyên nhân gây nặng hệ thống bao gồm các chức năng nháp, comment spam, và review lại bài post.

Hàng năm

• Cập nhật bản quyền: Bạn nên cập nhật thông tin bản quyền trên menu footer theo năm hiện tại để khách hàng tin tưởng và liên hệ với bạn.
• Đánh giá Plugin và Theme: Kiểm tra tất cả các plugin và đánh giá hiệu suất của chúng. Đồng thời đảm bảo theme đang sử dụng đáp ứng tiêu chuẩn WordPress và cập nhật code nếu cần.

Nếu bạn không có đủ thời gian và nhân lực để triển khai quản trị website và tối ưu SEO, hãy tham khảo dịch vụ SEO chuyên nghiệp của Ment. Chúng tôi sẽ cung cấp báo giá dịch vụ SEO chi tiết đến bạn để giúp website của bạn tăng trưởng và mang lại doanh thu nhanh chóng sau 6 tháng.